外企開會(huì)現(xiàn)場 東方IC圖
手拿會(huì)議通知，在本市某街道工作的鄭先生一聲嘆息，這已經(jīng)是一周內(nèi)第七個(gè)會(huì)議通知，“別的事情都不要干了”。過去一年，他先后赴了500場大大小小的會(huì)議。
會(huì)議多、會(huì)議長、會(huì)風(fēng)散漫……雖在改會(huì)風(fēng)的要求下，近期各級機(jī)關(guān)的會(huì)議環(huán)境簡樸了，會(huì)后大餐不再了，照稿宣讀減少了，但公務(wù)員們私底下還是腹誹紛紛。
開會(huì)至關(guān)重要，不論哪個(gè)單位要推動(dòng)工作解決問題，都離不開開會(huì)。究竟何種會(huì)議讓人不滿，何種會(huì)議令人樂來？今天，就請公務(wù)員們?yōu)椤伴_會(huì)的煩惱”搭搭脈。
搭脈：單向溝通，氣血不調(diào)
張先生(機(jī)關(guān)副處級干部，工作時(shí)間17年)
作為區(qū)某部門的副職，我一個(gè)月有二十幾天要去開會(huì)。遇到一些會(huì)議正職因故不能參加，我還要代為參加，平均下來基本每天開會(huì)。這意味著我處理其他本職工作的時(shí)間被大大侵占了。
比如說區(qū)里要舉辦一個(gè)大型活動(dòng)，其實(shí)在信息社會(huì)，相關(guān)精神和指示我們已經(jīng)通過媒體、內(nèi)部網(wǎng)站和內(nèi)部郵件的方式獲悉，但還是要分別通過開一次區(qū)級大會(huì)、一次部門會(huì)議、一次條線系統(tǒng)會(huì)議、一次街鎮(zhèn)級別的會(huì)議來層層開會(huì)傳達(dá)，傳達(dá)的內(nèi)容都是一模一樣的，甚至與會(huì)人員也都是同一批。而在另一些區(qū)級會(huì)議上，大家圍桌而坐，也規(guī)定了每個(gè)人都有發(fā)言時(shí)間，但所有處級干部發(fā)言的目的只是為區(qū)級領(lǐng)導(dǎo)最后做重要講話做鋪墊。在這樣的一些會(huì)議中，充斥著自上而下的“指導(dǎo)”、“強(qiáng)調(diào)”和“指出”。你可以感受到背后的邏輯預(yù)設(shè)：與會(huì)者都是缺乏經(jīng)驗(yàn)的、亟待獲得指示的。
久而久之，我也明白，雖然許多主辦方再三要求我出席會(huì)議，但其實(shí)只要我“到會(huì)”、“聽會(huì)”，而無需真正“參會(huì)”。我常常覺得自己就是一塊背景布，任務(wù)是來填滿座位，適時(shí)鼓掌、制造效果而已。
【開方】
其實(shí)，在機(jī)關(guān)生活，學(xué)會(huì)開會(huì)是第一步。在我心中，開會(huì)應(yīng)該是現(xiàn)代社會(huì)最佳的溝通方式，應(yīng)該能夠讓不同的人發(fā)出不同的聲音，并尋求最后的解決之道。我并不討厭開“有效”的會(huì)，但最怕參加“無效”的會(huì)。
在我看來，我們條線內(nèi)部的垂直會(huì)議和平級之間召開的聯(lián)席會(huì)議，一般能做到信息雙向互動(dòng)的、實(shí)際產(chǎn)生溝通、真正解決問題，這樣的會(huì)議是“有效”的。但一些有領(lǐng)導(dǎo)參加的座談會(huì)和學(xué)習(xí)會(huì)，往往信息單向封閉，而且最后往往眾說紛紜沒結(jié)果，這樣的會(huì)議常常是“無效”的。能否壓縮“無效”會(huì)議，讓“有效”會(huì)議成為會(huì)議的主角。
搭脈：主題游移，脈象虛浮
孟小姐(機(jī)關(guān)普通科員，工作時(shí)間10年)
我在機(jī)關(guān)的辦公室工作，對有領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議感觸最深。
以前一些領(lǐng)導(dǎo)用稿子講話，起碼還能做到條理清晰、指示明確、層層遞進(jìn)。但脫稿之后，有的領(lǐng)導(dǎo)講話變得胡天海地、漫無主題。有時(shí)主題是在關(guān)于近期工作部署，講著講著就能講到領(lǐng)導(dǎo)最近的見聞感想；有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)說“我再簡短講三點(diǎn)”，接著就講了一個(gè)小時(shí)。對于這樣的“脫稿”，我們怨聲載道，真心寧可他“讀稿”。
還有一些會(huì)議，是專門為高層領(lǐng)導(dǎo)提供決策意見的。但由于高層領(lǐng)導(dǎo)到場，使得許多干部感到終于有了“面上”的機(jī)會(huì)，而在這種本應(yīng)反映真實(shí)情況和實(shí)際困難的場合上，他們卻大談特談自己已經(jīng)取得的成績，對平級同僚的恭維和對上級英明決策的贊賞。高層領(lǐng)導(dǎo)本來想來聽取真正有說服力的調(diào)研和數(shù)據(jù)，卻被含糊在這些說辭之下了。這樣的會(huì)議，即便是會(huì)風(fēng)再樸素、發(fā)言全脫稿，也只是浪費(fèi)時(shí)間。
【開方】
其實(shí)，脫不脫稿真的只是形式。關(guān)鍵還是在于會(huì)議的內(nèi)容，是否做到了咨商和溝通。希望領(lǐng)導(dǎo)在開會(huì)時(shí)，能對不同會(huì)議的主題進(jìn)行梳理，從而決定會(huì)議的流程、聚焦會(huì)議的實(shí)效。不要把所有的會(huì)議都變成聽好話、說好話場合。對于一些以聽取意見、廣開言路為主題的會(huì)議，就一定要壓縮領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)間，而轉(zhuǎn)給下級以質(zhì)疑和反駁的發(fā)言空間和時(shí)間。
搭脈：忠言逆耳，滯塞不和
宋女士(機(jī)關(guān)人事處負(fù)責(zé)人，工作時(shí)間21年)
我參與了機(jī)關(guān)無數(shù)次會(huì)議，發(fā)現(xiàn)我們這里的會(huì)議文化很有意思。對于一些事件，機(jī)關(guān)干部不是沒有看法，但真的到了會(huì)場上，還是會(huì)出于種種顧慮選擇沉默或者說好話，或者極其委婉地說話。這種“失聲”使不同意見在會(huì)上得不到充分的表達(dá)。
我也一直在思考，既然我們的會(huì)議越來越強(qiáng)調(diào)民主，但為何大家還是會(huì)選擇沉默？這固然有傳統(tǒng)思維方式作祟，也折射出我們會(huì)議流程設(shè)計(jì)不足。
比如說，讓負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)作為會(huì)議的主持人，他既是裁判員又是運(yùn)動(dòng)員，與會(huì)的下屬如何敢真正當(dāng)面說出反對意見？又比如，在提出一項(xiàng)有可能引起爭議的議題后，沒有給予與會(huì)者充分的時(shí)間思考就要求他們當(dāng)場表態(tài)，那么與會(huì)者如何能立即反對？又比如一些會(huì)議名為收集不同意見，但會(huì)后沒有專人落實(shí)整改，使得曾提出建議的人從滿懷期待到灰心喪氣，多次重復(fù)后一定會(huì)選擇噤聲。還有一些會(huì)議優(yōu)先選擇持一方觀點(diǎn)的人與會(huì)，使得持相反觀點(diǎn)的人員數(shù)量在會(huì)場上處于劣勢，一旦發(fā)言交鋒，則更加處于不利位置。
【開方】
大約十五年前，我被單位委派去美國參加短期培訓(xùn)。當(dāng)時(shí)接觸的美國《羅伯特議事規(guī)則》給我很深印象。其開篇即是羅伯特將軍的名言：“一旦離開了規(guī)則，每個(gè)人都自由行事，結(jié)果將是每個(gè)人都得不到真正的自由。 ”而這套規(guī)則的核心，就是要盡力確保每個(gè)與會(huì)人員在會(huì)議上都有說話的權(quán)利，由此保證各方的利益得到保護(hù)。他山之石，值得借鑒。
目前，機(jī)關(guān)內(nèi)不乏專事會(huì)議安排的人員。但他們往往對會(huì)議現(xiàn)場布置、領(lǐng)導(dǎo)排位情況斟酌再三，對于如何確保多方意見能在會(huì)議上公平、公正地得到呈現(xiàn)，卻考慮得較少。希望在這方面有所改進(jìn)，甚至有所考核。
跟著Betty看外企如何開會(huì)
Betty，女，前媒體記者，現(xiàn)為外企高級經(jīng)理。
一，凡是會(huì)議，必約時(shí)間
外企會(huì)議一般分為兩種。一種是例行會(huì)議，占會(huì)議總數(shù)三成。另一種是臨時(shí)性會(huì)議，占會(huì)議總數(shù)七成。由于外企工作人員一般都較為繁忙，會(huì)議組織者在準(zhǔn)備臨時(shí)性會(huì)議時(shí)，一般會(huì)提前一周和與會(huì)者約時(shí)間，以確保與會(huì)者能及時(shí)調(diào)整自己的時(shí)間安排。
二，凡是會(huì)議，必有主題
清談?lì)�、�?lián)絡(luò)感情為主的會(huì)議，一般不在工作時(shí)間召開。所有工作會(huì)議，必定預(yù)先設(shè)置主題、確定流程、確定會(huì)議組織者。哪些會(huì)議是以提出問題為主的，哪些會(huì)議是以解決問題為主的，都會(huì)在主題中予以明確。即便是以統(tǒng)一思想為主的務(wù)虛會(huì)議，也會(huì)確定主題。
三，凡是會(huì)議，必預(yù)準(zhǔn)備
國企內(nèi)的許多會(huì)議，是人到了會(huì)場才看到會(huì)議材料�，F(xiàn)場往往會(huì)出現(xiàn)主講人在臺(tái)上講話，臺(tái)下大家紛紛看材料的情況。在外企，會(huì)議組織者會(huì)預(yù)先準(zhǔn)備材料，如果材料閱讀量較大，會(huì)預(yù)先另備一份說明摘要，將材料中的重點(diǎn)、會(huì)議中要討論的主要內(nèi)容標(biāo)識(shí)出來，使人能一目了然需要討論的重點(diǎn)。所有材料準(zhǔn)備內(nèi)容，會(huì)在會(huì)議召開前幾天以郵件等方式發(fā)到各位與會(huì)者手里，以確保會(huì)議召開時(shí)，大家人都到場，心里有數(shù)。
四，凡是會(huì)議，必有分工
以部署工作為主的會(huì)議，會(huì)在開會(huì)前，就由會(huì)議組織者為每個(gè)與會(huì)者安排好會(huì)上的角色、任務(wù)和職權(quán)的邊界。即每個(gè)人到了會(huì)場后，被授權(quán)做什么、不做什么都很清晰。會(huì)上每個(gè)流程都有負(fù)責(zé)人，每個(gè)提出的問題都有專人認(rèn)領(lǐng)，負(fù)責(zé)認(rèn)領(lǐng)的人員則在會(huì)后相應(yīng)地負(fù)責(zé)事務(wù)的落實(shí)。每個(gè)提出的解決方案會(huì)經(jīng)過討論，如果獲得通過就會(huì)被作為下一階段執(zhí)行項(xiàng)目的依據(jù)。
五，凡是會(huì)議，必要追蹤
不論會(huì)議大小，會(huì)議的組織者，一定會(huì)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。在會(huì)后當(dāng)天或者翌日，會(huì)將會(huì)上達(dá)成的共識(shí)整理成文字材料，以內(nèi)部郵件等方式告知所有與會(huì)者。并且會(huì)在郵件中提出，如果有遺落或者不妥，希望大家提出修改。經(jīng)過修改通過的會(huì)議記錄，將成為下一階段工作的執(zhí)行指南。
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